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Date de publication
11
Dec
2015

Le projet de maison administrative provinciale se précise

En séance du vendredi 11 décembre, le conseil provincial a pris connaissance des résultats de l’étude des besoins réalisée par le bureau Colliers International (bureau immobilier spécialisé en aménagement de surfaces de travail) dans le cadre de l’élaboration du projet de maison administrative provinciale (Map) qui regroupera les services provinciaux basés dans la corbeille de Namur et ses alentours.

Un bref rappel du dossier s’impose :
Le conseil provincial a décidé le 22 novembre 2013 de renoncer à attribuer le précédent marché visant  la construction d’une cité administrative.

Trois raisons justifiaient cette annulation :

  • L’offre du soumissionnaire ayant la meilleure cote proposait une superficie de bâtiment largement surévaluée par rapport aux besoins estimés par le service technique du patrimoine immobilier et le Bep, soit 17 500 m² contre 12 620 m² évalués.
  • Le coût était trop important proportionnellement à la superficie souhaitée (près de 28 millions d’euros). Il y avait une volonté du collège d’investir dans d’autres projets importants, comme la rénovation de la maison de la culture, le centre pratique de l’école du feu, l’académie de police…
  • La volonté d’intégrer les nouveaux modes de travail dans la Map, qui répondent aux besoins actuels et des années à venir alors que le premier cahier spécial des charges était basé sur une vision classique, voire dépassée, de l’organisation du travail (par exemple, les caractéristiques des bureaux en fonction du niveau hiérarchique : les niveaux 1 avaient droit à un bureau fermé, dont la superficie dépendait du grade, alors que les autres agents partageaient leur espace…)

Ce dernier point fait le lien avec le dossier d’aujourd’hui.

À l’occasion de la réflexion accompagnant la révision du projet, le collège et la direction générale ont souhaité pouvoir intégrer le concept de NWOW (New World of Work) à l’élaboration du projet. Pour ce faire, une mission de consultance a été confiée au bureau Colliers. Le NWOW est un concept basé sur la mobilité et la flexibilité des espaces de travail. Cette méthode séduit de plus en plus d'entreprises désireuses de favoriser la créativité, l'autonomie et le bien-être de leurs salariés.

Il s’agit d’une nouvelle manière d'appréhender l'espace de travail, afin de stimuler la collaboration et l'innovation, de favoriser les échanges et de renforcer l'esprit d'équipe. L'espace de travail n'est plus divisé en postes individuels, mais partagé selon les tâches et les besoins.

C'est une révolution et la mise en place d'un tel projet ne s'improvise pas. Il doit s'intégrer dans la culture d'entreprise, répondre à toutes les nécessités de fonctionnement et bien entendu correspondre aux attentes des utilisateurs. La préparation est donc un travail sur mesure, adapté aux réalités de chaque entreprise. Un espace NWOW nécessite aussi des aménagements spécifiques.

En pratique, le bureau d’étude Colliers a rencontré les responsables de services afin d’établir différents profils de travailleurs au sein des équipes concernées par le déménagement. Ces profils ont été répartis en fonction de leur mobilité dans le cadre de leur travail (nomade, semi-nomade, fixe). Cet audit a permis de réaliser une clé de calcul permettant de définir le nombre de postes de travail, de salles de réunion, etc. nécessaires au sein du futur bâtiment pour permettre à chacun de fonctionner de manière optimale.

Les grandes lignes des conclusions de l’étude ont permis de définir que l’espace minimal nécessaire est d’un peu plus de 10 000 m², que 60% des agents ont un profil fixe pour 30% de nomades. Ce constat permet d’appliquer un ratio de 0.82 de nombre de postes de travail à établir (0.82 poste pour 1 personne). À titre de comparaison, la moyenne étudiée aujourd’hui tend à révéler que seulement 70% des postes de travail d’une entreprise sont réellement  occupés (moyenne générale). Le choix de 82% permet une marge de sécurité dans l’élaboration du projet.

Les agents seront répartis par services et les services organisés dans l’espace en fonction de leurs interactions. Cette application permet donc d’éliminer les appréhensions liées aux images d’open-space interminables qui étaient de mise au début des années 2000.

La philosophie du NWOW implique également la mise à disposition d’un nombre suffisant de salles de réunion ainsi que des espaces privés (bubbles) à l’acoustique rigoureuse pour permettre le travail silencieux.
Ces dernières semaines, le collège et le directeur général ont eu l’occasion de visiter plusieurs sites et rencontrer les différents promoteurs internes de ces projets. Les profils d’entreprises étaient variés (privé, public, parapublic) : IBGE, Sanoma, SPF sécurité sociale, Colliers, ONVA… et les échanges ont permis de prendre en compte les avantages, mais également les expériences négatives à intégrer dans la réflexion.

En conclusion, il s’agit de donner à la Province de Namur un outil lui permettant de répondre aux attentes des années à venir, qu’elles viennent de la part des agents, des partenaires mais également des pouvoirs supérieurs, mais aussi de s’adapter au milieu qui l’entoure. Cela permettra également un geste environnemental fort en termes d’émissions CO2 puisque l’institution quittera des bâtiments vétustes pour un nouvel immeuble énergétiquement performant.
 

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