Traitement des données à caractère personnel

Législation européenne

Le Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018. Il a pour objectifs :

• d’harmoniser les législations nationales en matière de protection de la vie privée au sein de l'Union européenne ;
• d’adapter les règles à la nouvelle réalité numérique ;
• de donner aux citoyens davantage de droits sur l’utilisation qui est faite de leurs données à caractère personnel.

Données à caractère personnel 

Par données à caractère personnel, on entend « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable », telle que son nom, son adresse, son numéro de carte d’identité, son numéro de registre national, sa date de naissance, etc.
 
Le RGPD prévoit en outre une protection particulière pour les données à caractère personnel dites « sensibles », dont les données de santé font partie.
 
Responsabilité du traitement des données à caractère personnel
 
La Province de Namur est responsable du traitement des données à caractère personnel réalisé par ses services de santé mentale.  Elle prend toutes les mesures techniques et organisationnelles pour assurer l’exactitude et la pertinence de ces données, et pour les protéger contre la perte, les dégâts, les accès, les modifications ou les transferts non autorisés. Enfin, elle porte un intérêt majeur à l’information des personnes concernées.
 
Délégué à la protection des données à caractère personnel
 
La Province de Namur a également désigné un délégué à la protection des données à caractère personnel, dont le rôle est d’informer et de contrôler le respect du RGPD.
 
Supervision du traitement des données à caractère personnel
 
La collecte et le traitement des données à caractère personnel s’appliquent à tous les usagers des services de santé mentale. Moyennant le consentement préalable et explicite de l’usager, le personnel habilité des services de santé mentale :

• collecte des données auprès de l’usager lui-même – à moins qu’une autre méthode de collecte s'impose en fonction de la finalité du traitement, ou que l’usager lui-même ne soit pas en mesure de fournir les données ;
• accède à ces données et les traite, au nom de la Province de Namur.

 Le personnel des services de santé mentale ne collecte, n’accède et ne traite que les données nécessaires à la réalisation de ses tâches. En outre, il est tenu au secret professionnel et/ou à une obligation de confidentialité.
 
Catégories de données à caractère personnel

Les données à caractère personnel collectées et traitées par le personnel des services de santé mentale sont :

• Les données d’identification ;
• Les données administratives et financières ;
• Les données médicales, paramédicales et sociales ;
• Les autres données nécessaires à l’exécution des finalités déterminées par les services de santé mentale ou imposées par la loi, telles que les données judiciaires.

 
Finalités du traitement des données à caractère personnel

Le traitement des données à caractère personnel réalisé par le personnel des services de santé mentale présente au moins une des finalités suivantes :

• Apporter une aide et/ou des soins à l’usager ;
• Gérer les prescriptions médicales de l’usager ;
• Administrer le dossier de l’usager ;
• Gérer la facturation ;
• Assurer la qualité des soins ;
• Etablir des rapports statistiques ;
• Faire de la recherche scientifique.

Ces finalités ont pour fondement légal le Code wallon de l’action sociale et de la santé, le Code réglementaire wallon de l’action sociale et de la santé et l’assurance obligatoire couvrant les soins de santé.

Les données collectées ne sont utilisées dans aucun autre but.

Transfert de données à caractère personnel
 
Les destinataires suivants ont le droit de s’adresser à la Province de Namur pour obtenir des données à caractère personnel des usagers des services de santé mentale :

• Les usagers eux-mêmes ou leurs représentants légaux ;
• Les organismes assureurs ;
• L’Institut National d’Assurance Maladie-Invalidité (INAMI) ;
• Les autorités publiques ;
• Les autres destinataires dans le cadre d’un transfert encadré par la loi ou l’obtention du consentement de l’usager.

Durée de conservation des données à caractère personnel 

Dans le respect des obligations légales, la durée de conservation des données à caractère personnel est de 30 ans à compter de la dernière consultation de l’usager au service de santé mentale.
 
Au terme de cette période, les données personnelles sont supprimées dans les meilleurs délais, sauf si la conservation est requise sur base de loi, ou si elle est considérée comme importante pour la défense des intérêts légitimes des services de santé mentale, de l’usager ou de ses successeurs légaux.
 
Droits de l’usager
 
L’usager dispose des droits suivants, qu’il exerce directement ou par l’intermédiaire de sa personne de confiance ou de son représentant légal :

• savoir si les services de santé mentale traite des données à caractère personnel le concernant ;
• obtenir les informations suivantes : finalités du traitement des données à caractère personnel ; catégories de données concernées ; source des données s’il ne s’agit pas de l’usager lui-même ; durée de conservation ; catégories de destinataires auxquels les données peuvent être transmises ;
• consulter et obtenir une copie des données à caractère personnel le concernant, sous certaines conditions définies par la loi ;
• rectifier ou effacer tout ou partie des données à caractère personnel le concernant, sous certaines conditions définies par la loi ;
• s’opposer à la collecte et au traitement des données à caractère personnel le concernant, ou retirer son consentement, sous certaines conditions définies par la loi.

 
Personnes de contact

Pour exercer ces droits, ou pour toute demande relative au traitement de ses données à caractère personnel, l’usager, sa personne de confiance ou son représentant légal peut s’adresser :

• au professionnel avec lequel il interagit ;
• à la direction administrative du service de santé mentale qu’il fréquente ;
• aux Services juridiques de la Province de Namur (par téléphone au 081/775 895 ou par courrier électronique à privacy@province.namur.be).

 Dans sa demande, l’usager, sa personne de confiance ou son représentant légal doit fournir une copie de sa désignation et de sa carte d’identité, et préciser le(s) droit(s) qu’il souhaite exercer.
 
Chaque demande est suivie d’un accusé de réception. En cas de réponse favorable, un rendez-vous est fixé dans un délai de 15 jours pour la consultation et l’obtention d’une copie du dossier, ou d’un mois pour les autres demandes. Pour les demandes complexes ou nombreuses, ce délai peut être étendu à trois mois après réception de la demande. L’usager en sera alors informé dans le mois suivant la réception de la demande.
 
Recours auprès de l’autorité de contrôle

Si l’usager, sa personne de confiance ou son représentant légal considère que le traitement de ses données à caractère personnel contrevient au RGPD, il peut s’adresser directement à l’Autorité de Protection des Données (www.autoriteprotectiondonnees.be, contact@apd-gba.be, 02/274.48.00 ou 02/274.48.35).