Protection des données et cookies

Introduction

Bienvenue sur la page dédiée à la protection de vos données et à la gestion des cookies de la Province de Namur.
Ce document, qui revêt une portée générale, a pour objectif de vous informer clairement sur la manière dont la Province collecte, utilise, conserve et protège vos données à caractère personnel dans le cadre de ses missions et services. Il est important de noter que celui-ci ne substitue pas aux informations spécifiques fournies lors de chaque collecte de données.
Afin de faciliter votre compréhension du présent document, nous vous invitons à prendre connaissance des quelques définitions ci-dessous :

• Qu’est-ce qu’une donnée à caractère personnel (ci-après « les données ») ?
  Une donnée à caractère personnel est toute information se rapportant à une personne identifiée ou identifiable, directement ou indirectement.
  Par exemple, votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone ou encore votre adresse mail sont des données à caractère personnel.
  Pour faciliter la lecture, nous utiliserons simplement le terme « données » dans ce document.
• Qu’est-ce qu’un traitement (de données) ?
  Il s’agit de toute opération effectuée sur des données à caractère personnel. Cela inclut notamment la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la transmission, la diffusion et même la suppression de ces données.
• Qu’est-ce qu’un Responsable du traitement ?
  C’est la personne ou l’organisme qui décide des finalités (pourquoi traiter des données) et des moyens (comment traiter les données) du traitement des données à caractère personnel.
  En d’autres termes, il s’agit de l’entité qui détermine comment et pourquoi vos données sont utilisées.
  Par exemple, la Province de Namur est le responsable du traitement des données qu’elle collecte sur son site internet et dans le cadre de ses missions.
• Qu’est-ce qu’un sous-traitant ?
  Un sous-traitant, au sens du RGPD, est une personne ou une organisation externe à laquelle une administration (comme la Province de Namur) confie certaines opérations de traitement de données personnelles (comme le stockage, gestion informatique, communication, etc.).
  Dans ce cas, le sous-traitant traite donc des données pour le compte du responsable du traitement et ne peut agir que sur instruction de ce dernier.
• Qu’entend-on par consentement ?
  Le consentement est un accord libre, spécifique, éclairé et univoque que vous donnez pour le traitement de vos données dans un but précis. En d’autres termes, c’est votre autorisation qui permet à une organisation, comme la Province de Namur, d’utiliser vos informations dans un cadre défini.
  Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, ce qui entraîne l’arrêt du traitement de vos données pour les finalités concernées.
  Veuillez noter que tous les traitements effectués par la Province de Namur ne reposent pas nécessairement sur votre consentement. Certains traitements peuvent être réalisés parce qu’ils répondent à une obligation légale ou parce qu’ils sont nécessaires à l’exécution d’une mission d’intérêt public confiée à la Province. Dans ces cas précis, votre consentement n’est donc pas requis.
• Qu’est-ce que le RGPD ?
  Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est une règlementation européenne qui protège vos données à caractère personnel et améliore votre contrôle sur leur utilisation. Il impose aux entreprises et aux organisations de collecter, stocker et utiliser vos données à caractère personnel de manière transparente, sécurisée et responsable.
  Ses principaux objectifs sont :
  • Transparence : vous informer clairement sur l’utilisation de vos données.
  • Contrôle : vous permettre de choisir ce qui est fait avec vos informations, dans les limites prévues par la législation.
  • Sécurité : protéger vos données contre les abus et les fuites.
  • Droits renforcés : vous donner des droits comme l’accès, la rectification ou la suppression de vos données.
• Qu’est-ce qu’un Délégué à la protection des données (DPO) ?
  Le Délégué à la protection des données (DPD) ou « data protection officier » (DPO) est la personne chargée de conseiller le responsable du traitement quant à l’application du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et, plus généralement, toute législation relative à la protection des données.
  Ses missions principales sont notamment :
  • Informer et conseiller le responsable du traitement sur les bonnes pratiques en matière de protection des données.
  • Vérifier la conformité et s’assurer que les règles du RGPD sont bien appliquées.
  • Être votre point de contact si vous avez des questions ou souhaitez exercer vos droits (accès, modification, suppression de vos données, etc.)

Identité et coordonnées du responsable du traitement

Responsable du traitement : la Province de Namur, sise Place Saint-Aubain 2 à 5000 Namur.

Finalités des traitements et catégories de données

La Province de Namur est amenée à réaliser différents traitements de données en fonction des missions et services qu’elle propose. Vous trouverez ci-dessous les principales catégories de traitement avec, pour chacune, des informations relatives à la finalité, à la base de licéité ainsi qu’aux catégories de données traitées.

1. Gestion administrative et relation avec le public

• Identification de la finalité :
  • Gestion des demandes d’information, réclamations et correspondances administratives
  • Mise en œuvre des procédures de consultation et de participation citoyenne.
• Catégories de données traitées
  • Des données d’identification (nom, prénom, date de naissance).
  • Coordonnées de contact (adresse postale, adresse mail, numéro de téléphone).
  • Éléments de correspondance (contenu des messages, documents joints).
• Base de licéité :
  • Exécution d’une mission d’intérêt public et respect d’une obligation légale (cf. article 6, paragraphe 1, points e) et c) du RGPD).

2. Ressources humaines et recrutement

• Identification de la finalité :
  • Gestion et suivi des procédures de recrutement ;
  • Gestion du dossier des agents.

• Catégories de données traitées :
  • Données d’identification (nom, prénom, numéro de registre national, date et lieu de naissance).
  • Coordonnées (adresse postale, numéro de téléphone, adresse mail).
  • Données professionnelles (parcours professionnel, diplômes, CV).
  • Données administratives (évaluations, dossiers disciplinaires, absences, contrats de travail).
  • Données relatives à l’utilisation de systèmes informatiques (des données de connexion et log).
  • Données sensibles (données de santé en lien avec la médecine du travail comme les absences pour cause de maladie).

• Base de licéité :
  • Exécution d’une mission d’intérêt public et respect d’une obligation légale (cf. article 6, paragraphe 1, points e) et c) du RGPD).
  • Pour les données relatives à la santé (article 9, paragraphe 2, b du RGPD).

3. Communication, information et promotion culturelle

• Identification de la finalité :
  • Diffusion d’informations relatives aux diverses activités, événements culturels, de la Province (Envoi d’informations ou de newsletters, bulletin provincial).
• Catégories de données traitées :
  • Données d’identification (nom, prénom).
  • Coordonnées (adresse e-mail, téléphone, adresse postale).
  • Préférences en matière de communication (abonnement à des newsletters, participation aux consultations et enquêtes publiques).
  • Images ou enregistrements (photos, vidéos).
  • Données relatives à l’utilisation de systèmes informatiques (des données de connexion et log).

• Base de licéité :
  • Exécution d’une mission d’intérêt public et respect d’une obligation légale (cf. article 6, paragraphe 1, points e) et c) du RGPD).
  • Consentement (article 6, paragraphe 1, point a) ou, plus rarement, exécution d’une mission d’intérêt public pour la diffusion d’informations officielles (article 6, paragraphe 1, point e du RGPD).

4. Enseignement et formation

• Identification de la finalité :
  • Organisation et gestion de formations, séminaires et conférences organisés ou soutenus par la Province dans le cadre de ses compétences.
  • Suivi et évaluation des formations dispensées.
  • Activités Alumni.

• Catégories de données traitées :
  • Données d’identification (nom, prénom, date de naissance, numéro de registre national).
  • Coordonnées (adresse, e-mail, téléphone).
  • Parcours scolaire/académique (diplômes, parcours académique, résultats scolaires).
  • Informations professionnelles (fonction, lieu de travail).
  • Données relatives à l’utilisation de systèmes informatiques (des données de connexion et log).
  • Uniquement si nécessaire, données particulières (données relatives aux besoins pédagogiques particuliers ou liées à la santé).

• Base de licéité :
  • Exécution d’une mission d’intérêt public (article 6, paragraphe 1, point e du RGPD).
  • Consentement (cf. article 6, paragraphe 1, points a)).

5. Santé et sécurité publique

• Identification de la finalité :
  • Mise en œuvre d’actions de prévention et de promotion de la santé dans le cadre des compétences en santé publique de la Province.
  • Gestion des dossiers personnels.
  • Gestion des cours d’eau.

• Catégories de données traitées :
  • Données d’identification (nom, prénom, date de naissance, numéro de registre national).
  • Coordonnées (adresse, téléphone, adresse mail)
  • Données santé (traitements médicaux, certificats médicaux, suivi sanitaire, dossier personnel/médical).
  • Données sociales : informations sur la situation sociale, familiale, économique.

• Base de licéité :
  • Exécution d’une mission d’intérêt public (article 6, paragraphe 1, point e du RGPD).
  • Pour les données relatives à la santé (article 9, paragraphe 2, h du RGPD).

6. Traitement relatif aux taxes locales

• Identification de la finalité :
  • Gestion, recouvrement et contrôle des taxes provinciales.

• Catégories de données traitées :
  • Données d’identification (nom, prénom, numéro de registre national).
  • Coordonnées (adresse postale, téléphone, adresse mail).
  • Informations financières (références bancaires, données fiscales, données de paiement).
  • Données relatives au patrimoine immobilier (références cadastrales, identification et localisation des biens taxables).

• Base de licéité :
  • Exécution d’une obligation légale à laquelle la Province de Namur est soumise en matière de perception et de gestion des taxes locales (cf. article 6, paragraphe 1, point c du RGPD).

Sécurité et confidentialité des données

La Province de Namur s’engage à mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques encourus lors du traitement de vos données. Toutefois, bien que nous prenions toutes les précautions
nécessaires, aucun système de transmission ou de stockage électronique n’est totalement infaillible.
Les données sont traitées par la Province de Namur que dans les limites nécessaires aux finalités indiquées à l’occasion de la collecte de ces données et ne sont transmises qu’au personnel chargé de réaliser les finalités exposées.

Sous-traitant

Dans le cadre de certains services, la Province de Namur peut recourir à des tiers pour traiter des données. Ces tiers prestataires agissent alors en qualité de sous-traitants.
Lorsqu’un traitement de données est confié à un sous-traitant, la relation contractuelle est strictement encadrée conformément aux exigences du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et de la législation applicable. La Province de Namur veille à ce que ces sous-traitants respectent des obligations strictes en matière de sécurité et de confidentialité.

Stockage des données et Transferts

On parle de transfert de données lorsque les données à caractère personnel sont
communiquées/stockées hors de l’Espace Economique Européen (EEE).

5.1. Principe
Les données collectées par la Province de Namur sont, sauf exceptions limitées, hébergées et traitées
exclusivement au sein de l’Espace Économique Européen (EEE).

5.2. Exception
Les données peuvent, par exception être transférées en dehors de l’EEE s’il existe une décision d’adéquation (décision des instances européenne autorisant le transfert vers ce pays). Généralement, il s’agit des États-Unis.

Si un transfert de données hors EEE intervient sans décision d’adéquation, la Province de Namur garantit la mise en place de mesures de protection adéquates (clauses contractuelles types notamment) assurant un niveau de protection conforme aux exigences européennes.

Utilisation des cookies

6.1. Qu’est-ce qu’un cookie ?
Un cookie est un fichier texte déposé sur votre terminal (ordinateur, smartphone, tablette) lors de la consultation du site internet de la Province de Namur. Il en existe plusieurs sortes.

– Les cookies nécessaires au site et ceux qui permettent et facilitent le fonctionnement du site.

– D’autres cookies, facultatifs, permettent de recueillir des informations relatives à votre navigation. Ces cookies sont uniquement déposés avec votre consentement préalable.

6.2. Finalités des cookies utilisés
Le site utilise des cookies pour :

– Faciliter la navigation et améliorer l’expérience utilisateur.

– Analyser l’utilisation du site et réaliser des statistiques de fréquentation (lorsque vous y consentez).

6.3. Gestion et désactivation des cookies via le module de gestion du site web
Vous pouvez à tout moment gérer vos préférences relatives aux cookies via les paramètres dédiés. Veuillez noter que la désactivation de certains cookies pourrait altérer votre expérience de navigation et la fonctionnalité du site.

6.4. Gestion et désactivation des cookies votre le navigateur
Vous pouvez gérer ou désactiver les cookies directement à partir des paramètres de votre navigateur internet. Chaque navigateur propose des réglages spécifiques. Pour savoir comment procéder, consultez les pages d’aide suivantes :

Chrome (Google): https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=fr&hlrm=en ;

Firefox : about:preferences#privacy ;

Brave : brave://settings/privacy ;

Opera : https://help.opera.com/en/latest/web-preferences/#cookies ;

Microsoft Edge (Microsoft): edge://settings/content.

Les droits des personnes concernées

En vertu du RGPD, vous disposez de plusieurs droits sur vos données. Vous pouvez exercer ces droits à tout moment en nous contactant aux coordonnées reprises en fin de page.

7.1. Droit d’accès
Vous avez le droit d’obtenir la confirmation que des données vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, le cas échéant, l’accès auxdites données ainsi qu’à certaines informations complémentaires (responsable du traitement, finalités du traitement, catégories de données, durée
de conservation des données, destinataires, transfert de données, etc.).

7.2. Droit de rectification
Si vous estimez que des données vous concernant sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez demander leur rectification.

7.3. Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)
Vous pouvez, sous certaines conditions, demander l’effacement de vos données à caractère personnel, notamment lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées, ou lorsque vous retirez votre consentement.

7.4. Droit à la limitation du traitement
Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données dans certaines situations, par exemple lorsque vous contestez l’exactitude des données ou si vous estimez que le traitement est illicite.

7.5. Droit à la portabilité des données
Lorsque le traitement des données est basé sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat,
vous avez le droit de :

– Récupérer vos données dans un format clair et couramment utilisé (par exemple, un fichier facilement réutilisable sur ordinateur). Vous pouvez ensuite transmettre ces données à une autre organisation ;

– De nous demander de transférer directement ces données à l’organisation de votre choix.

7.6. Droit d’opposition
Vous avez le droit de vous opposer aux traitements de vos données pour raisons tenant à votre situation particulière, lorsque le traitement de données est fondé sur votre consentement ou l’intérêt légitime, à moins que la Province de Namur ne démontre qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés de la personne concernée, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

7.7. Droit de retirer son consentement
Lorsque le traitement des données est fondé sur votre consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment, sans que cela n’affecte la licéité du traitement effectué avant le retrait.

Exercice de vos droits

Pour toute question relative à la présente Politique de Confidentialité ou pour exercer vos droits, nous vous invitons à contacter notre Délégué à la protection des données (DPD) à l’adresse suivante : Privacy@province.namur.be ou 081/775895
Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai raisonnable, et au plus tard dans le mois suivant sa réception. Vous pouvez également transmettre votre demande directement au
service traitant.
Si vous désirez davantage d’informations sur le RGPD, vous prouver consulter le site de l’APD via l’adresse suivante : https://www.autoriteprotectiondonnees.be.
Vous pouvez également consulter le texte du RGPD via la page suivante : RÈGLEMENT (UE) 2016/ 679 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL – du 27 avril 2016 – relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre
circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/ 46/ CE (règlement général sur la protection des données)
Vos droits (droits des personnes concernées) figurent aux article 12 à 22 du RGPD.

Réclamation

Si vous estimez que le traitement de vos données ne respecte pas la réglementation en vigueur, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données (APD) en Belgique (Rue de la Presse, 35 – 1000 Bruxelles, Tél. + 32 2 274 48 00 – contact@apd-gba.be – https://www.autoriteprotectiondonnees.be).

Modifications de la politique de confidentialité

Le présent document peut être amenée à évoluer afin de tenir compte notamment des évolutions législatives ou des nouvelles pratiques de traitement.
La version la plus récente est toujours disponible sur cette page. Nous vous encourageons à la consulter régulièrement pour rester informé(e) des éventuelles modifications.
Dernière mise à jour : 25 février 2025

Remerciements

Nous vous remercions pour la confiance que vous accordez à la Province de Namur pour le traitement de vos données. N’hésitez pas à nous contacter pour toute question ou précision supplémentaire.